Auditoría para tu Condominio ¿Qué se debe revisar?
En edificios y condominios, mantener las cuentas claras, mantiene comunidades felices, así que la transparencia financiera y la eficiencia en el uso de recursos son fundamentales para el éxito a largo plazo.
En este contexto, las auditorías financieras en edificios y comunidades se presentan como una herramienta esencial para asegurar la salud financiera, identificar posibles áreas de mejora y garantizar el cumplimiento normativo. En este artículo, exploraremos por qué las auditorías financieras van más allá de simples procedimientos contables, representando una inversión estratégica para proteger el patrimonio y optimizar el flujo de fondos.
¿Qué suele incluir una auditoria financiera para edificios?
Este ítem varía según la empresa que elijas para realizar la auditoría, las que más convienen son las que no solo se enfocan en lo financiero, sino en el aspecto legal y laboral, para asegurar una totalidad en el cumplimiento de las buenas prácticas en la gestión de edificios.
Entre lo que puede incluir una auditoría, está:
Análisis Contable
- Validación de Ingresos: se suelen pedir cartolas bancarias, recibos de pago y cualquier documento atingente, para reconstruir el estado de cuenta de cada unidad del condominio.
- Validación de Egresos: normalmente solicitan facturas, boletas, comprobantes de cobro, etc. Para validar que fueron correctamente incluidos en el Gasto Común.
- Validación de Conciliación e Inversiones: Piden conciliaciones realizadas, junto con las cartolas bancarias y cualquier comprobante de inversión (si existiera).
- Fondo de Reserva: allí se revisan los Gastos Comunes del periodo a auditar y calcularemos que el Fondo de Reserva fue correctamente calculado y cobrado, además de cualquier egreso cobrado contra dicho fondo.
Análisis Legal de Copropiedad
- Revisión de Reglamento de Copropiedad: se hace un análisis del reglamento, lectura completa y una lista de sugerencias de modificación para que sea gestionado por la comunidad. Este servicio no incluye la modificación del reglamento.
- Verificación de Corte de Servicios: se verifica que el condominio cuenta con la correcta inscripción en el proveedor de luz, con el cual debería proceder a ejecutar el corte de energía de proceder a las unidades morosas. También se entregará un procedimiento para que corten la luz si el condominio no lo estaba haciendo.
- Identificación de Morosidad: del análisis contable se obtendrán las unidades morosas para que la comunidad gestione la morosidad.
- Verificación de Cobranza Extrajudicial: considera un formato de carta extrajudicial de cobranza para las unidades que se identifiquen como morosas.
- Verificación de Cobranza Judicial: se entrega un formato de carta judicial de cobranza para las unidades que se identifiquen como morosas.
Análisis Seguridad y Derecho Laboral
- Verificación de Directiva de Funcionamiento: es cuando se comprueba la existencia de este documento y se entregan sugerencias para mejorarlo. De no existir se entregará un formato para que la comunidad gestiones su creación.
- Revisión de Credenciales OS10: se validan las credenciales OS10 a los conserjes que estén trabajando como Conserjes o como Guardias de Seguridad. También se recomendará un plan si los trabajadores no cuentan con la certificación.
- Revisión de Protocolo de Recepción de Dinero: Se solicita el protocolo de cómo se recepcionan los dineros en el condominio. De no existir se entregará un protocolo tipo al condominio.
- Revisión de Plan de Emergencia: Se revisa el Plan de Emergencias y se entregarán sugerencia si se identificarán oportunidades de mejora.
- Revisión de Póliza de Seguros: Se revisa la Póliza de Seguros y se entregarán sugerencia si se identificarán oportunidades de mejora.
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