Software de control de visitas para edificios

Ahora que muchas regiones del país salieron de cuarentena y se retoman las visitas en los edificios, el área de conserjería debe brillar con la gestión, para recibir visitas únicamente registradas y resguardar a los residentes. No obstante, se necesita más que un libro de control, se necesita un software de control de visitas en edificios.

Rara vez el área de conserjería está 100% enfocada en una sola actividad. ‍

Repasemos algunas de las actividades simultáneas que deben realizar:

• Vigilancia periódica en las cámaras de seguridad.
• Atención de llamadas telefónicas de residentes.
• Recepción de paquetes y encomiendas.
• Recepción de comida delivery y contacto al departamento correspondiente.
• Atención de dudas de los residentes.
• Atención al portón para autos entrantes.
• Gestión de quejas.
• Y por supuesto, recepción de visitas.
  

Aún más, en horarios punta, donde mucha gente vuelve del trabajo y se hacen filas en los ascensores, ingresar visitas de forma clandestina es pan comido.

Sucede que aun con un protocolo la conserjería puede dejar esto pasar dada la gran cantidad de actividades importantes y urgentes que a las que deben prestarle atención, y considerando que el registro de una visita toma al menos dos minutos por persona (aunque parezca poco) puede atrasar a muchas otras personas, como a los repartidores que deben esperar la entrega de su pedido.

¿Por qué se deben registrar las visitas en el edificio?

Las principales razones son la seguridad y privacidad. Recordemos que en cada unidad hay residentes viviendo su vida, aunque sea dentro de una comunidad, es el hogar para todas las personas que viven en él.

Dejar que personas sin registro ingresen los pasillos o áreas comunes, irrumpe esta sensación de seguridad y privacidad, además, no se tratan de espacios turísticos, sino de un edificio por el cual todos están pagando su derecho de vivir y disfrutar en él.

Por otro lado, en el contexto pandemia, llevar un registro de las visitas permite tener un control y trackeo más cercano si es que llegara a existir un nuevo caso positivo en el edificio, por lo que la administración y conserjes pueden actuar más rápido al informarle a las entidades respectivas y a su comunidad.

¿Cómo funciona un software de control de visitas en edificios?

Existen varias alternativas en el mercado, pero uno de los preferidos es el módulo de visitas de ComunidadFeliz, porque se complementa dentro de una suite de funciones dedicadas a la administración y gestión de condominios.

El software para administrar edificios y condominios posee también una app móvil de uso exclusivo para copropietarios y residentes, donde desde su celular, podrán notificar con antelación a los conserjes sobre su visita y pre-llenar los datos.

Esto agiliza tremendamente el proceso de recepción, llamada al departamento e indicaciones, liberando más la carga laboral a los conserjes, lo que les permitirá enfocarse con más atención en las actividades importantes y urgentes de su día a día.

¡Veamos cómo funciona el Libro de Visitas de ComunidadFeliz!

Inicia sesión en tu cuenta y dirígete al módulo de “Visitas”

Desde allí, podrás hacer un llenado simple o uno avanzado de la persona que entra al condominio.

En el simple, simplemente escribe el nombre, apellido, fecha y hora de ingreso.

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En el avanzado, podrás añadir:

- Nombre y apellido.

- Fecha y hora de ingreso

- RUN

- Tipo (si es visita, proveedor, arrendatario temporal u otro)

- Correo electrónico

- Teléfono

- Patente del auto

- Foto.

Finalmente presiona “guardar” para crear una ficha completa y digital por registro de visita.

Claro que este puedes usarlo cuando la visita estará más que una tarde allí o entrará a zonas reservadas del edificio para prestar algún servicio.

Lo mejor de todo es que no queda en papel que pueda perderse, mojarse, romperse, sino en el software de ComunidadFeliz donde tanto el administrador, copropietarios y conserjes podrán manejar esta información.

Por último, si quisieras hacer un recuento de visitas al mes, puedes descargar todas las registradas en una hoja Excel para hacer un conteo manual, o ver el resumen dentro de ComunidadFeliz.

Registro de visitas desde el celular para residentes

Los residentes también pueden avisar y agilizar esta información para que quien visita solo tenga que saludar al conserje, porque ya toda su información está en sistema.

Para eso se deben seguir los pasos:

• Ingresar a la app ComunidadFeliz
• Dirigirse a la pestaña “propiedades” y elegir “visitas”
• Llenar la información y guardar.
  

Esta información se vincula automáticamente con el software en el computador del conserje y administrador, disponible para todos en cualquier momento.

Conclusiones:

Si en tu comunidad manejan entre 50 a 300 unidades, es necesario usar un software de administración de edificios como ComunidadFeliz, que entre todos sus módulos también incluye un libro digital de registro de visitas.

Resguarda a tu comunidad, transparenta la información al comité y optimiza los procesos de conserjería para un desempeño más eficiente.

¡Conoce el resto de los increíbles módulos a los que puedes acceder con ComunidadFeliz! Haz clic aquí.