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6 herramientas para administracion de edificios

1/2/2023

La administración de edificios es una labor compleja cuando no sabes cómo apoyarte en herramientas que te faciliten la vida. Por ello, hoy te contaré las 6 herramientas claves para la administración de edificios. 

¡Comencemos con las primeras herramientas!

Gmail

¿Qué es ?

Una plataforma de correo electrónico desarrollado por la empresa Google.

La primera recomendación es abrir un correo en Gmail, ya que a partir de este momento podrás usar distintas funcionalidades que te ayudarán a optimizar tus tiempos para disfrutar de más momentos con tus seres queridos mientras realizas la administración de edificios con una Comunidad Feliz. 

¿Utilizas Hotmail o Yahoo? También están bien, pero Gmail te ofrece más alternativas gratuitas y es más sencillo de manejar desde el celular.

Te recomiendo crear un correo electrónico con el nombre que más te reconozcan las personas de la comunidad, al ser un correo que tendrás para tus temas laborales, te ayudará a separar tus mails personales de tus emails para la administración de edificios. Esto es de gran ayuda, pues podrás encontrar los correos de una forma más sencilla y como dice la frase, lo mejor es “Cada cosa en su lugar”.

Intenta algunos como:

administracionedificio@gmail.com

adminedificio@gmail.com

tuadmin@gmail.com

Y recuerda, mantenlo corto ;)

Otra de las ventajas de tener un correo en Gmail es que podrás utilizar otras funciones que están integradas a esta cuenta, como el Google Drive y el Google Calendar (te contaré en las siguientes líneas)

Google Drive, OneDrive o Dropbox

¿Qué son?

El Google Drive, OneDrive o Dropbox son servicios de almacenamiento de datos que son guardados en internet o también conocido como la nube (plataforma en línea a la que se accede desde cualquier dispositivo con conexión a Internet).

Guardar, almacenar y proteger los documentos de la gestión para la administración de edificios es clave para mantener la transparencia y el orden. En estos servicios de almacenamiento en internet podrás organizar carpetas y en cada una de ellas agrupar información. Por ejemplo: puedes crear una carpeta con un nombre “Cartas de reunión” y allí agrupar todos los archivos con relación a este tema. De esta forma, cuando desees revisarlos, tu labor será más sencilla. 

La ventaja del almacenamiento en internet es que si ocurre algo con tu computadora, no perderás la información. Ya que tus documentos están protegidos en una plataforma digital, donde podrás consultarlos desde distintos dispositivos como: tu computadora, celular o tablet. Desde cualquier parte del mundo, siempre y cuando tengas acceso a internet. 

Otro de los atractivos es compartir los documentos en línea. Imagina que estás en una reunión en uno de los edificios que administras y de repente te llega una notificación a tu celular que requieren un documento específico con urgencia, si este documento lo tienes almacenado en internet (en la nube), con unos clics podrás compartirlo de forma inmediata. 

Otra de las funcionalidades, es que podrás utilizar tu correo electrónico no solo desde el computador, sino también desde tu celular o una tablet. Esto te permitirá tener la información a la mano, en caso de requerir consultar, compartir o descargar, algún documento.

También podrás editar documentos donde varias personas los modifiquen al mismo tiempo, y ¿qué quiere decir esto?. Por ejemplo: Están realizando el acta de una reunión, pero varias personas quieren escribir en el mismo documento. ¿Cómo lo podrán realizarlo? Es muy sencillo, en la opción de “Compartir documento” tienes la posibilidad de otorgar permisos como: ver, comentar o editar.

Esto te permite otorgarle a una persona con un correo electrónico específico la posibilidad de apoyarte, pero eres tú quien otorga ese permiso. En caso de que le otorgues el permiso de editar a una o varias personas, todos podrán acceder en línea (es decir que todos deben tener acceso a internet) para colaborar en el documento. Esto permite realizar un trabajo colaborativo en tiempo real y ser más eficientes en los procesos.

Así que si tienes un correo de Gmail, te recomendaría usar Google Drive, ya que tendrás todo en la misma plataforma y será más sencillo.

Google Calendar

¿Qué es?

La herramienta de Google Calendar también está disponible desde un correo de Gmail, que te ayudará a organizarte y programar tus reuniones o eventos rápidamente.

Cuando programas reuniones puedes citar a una o varias personas a un evento específico, donde puedes asignarle fecha, día y duración de cada evento. Solo requieres conocer los correos de las personas para generar el evento en tu calendario. Y te preguntarás, ¿Qué pasa si las otras personas no tienen Gmail o tienen correos de Hotmail o Yahoo? No te preocupes, también podrás enviarle la invitación a la reunión a través de la misma plataforma de Google Calendar para gestionar las reuniones en tu edificio.

¿Y cómo funciona esto?. Cuando realizas la citación a la reunión, a las personas les llega la invitación a su correo electrónico con la información de la fecha, el día y la duración. Y les muestra 3 opciones para responder a este correo: “Sí, asistiré”; “No asistiré” o también está la opción de “Quizás”. De esta forma también podrás conocer quien asistirá a la reunión.

Además, sé que en tu día a día se pueden presentar algunas eventualidades que te saquen de la rutina por algún tema por resolver en la comunidad. Así que si sales a revisar que ocurrió y a resolverlos, pero sientes que se te van a mover algunos compromisos, no te preocupes. 

Una de las ventajas es que Google Calendar es que te enviará recordatorios para estar siempre al tanto de tus reuniones y compromisos. También podrás cambiar las fechas y horas de tus compromisos. Y sabías que cuando realizas alguna modificación de fecha u hora a una reunión. Tienes la opción de enviar automáticamente una notificación a las personas que se encuentran citadas a la reunión, la cual les avisa a través de una notificación del cambio de fecha u hora.

Las herramientas digitales nos permiten organizar las reuniones para la admnistración de edificios

WhatsApp videollamada

Imagínate que ocurrió alguna eventualidad en el edificio, pero debes explicar cómo mover o encontrar algún elemento para resolver la contingencia que se presenta en el edificio, a otra persona. Cuando administras edificios, esto es de gran ayuda.

Primero, puedes notificar a toda la comunidad esta eventualidad desde el muro virtual de ComunidadFeliz y si bien a veces es muy difícil explicarlo con palabras, puedes realizar una videollamada a través de WhatsApp para orientar a la persona y guiarla para darle las indicaciones de una forma más fácil y certera.

Google Meet

¿Qué es?

Google Meet es la aplicación de videoconferencias de Google, para navegadores web y dispositivos móviles. En la cual puedes hacer reuniones virtuales. Es una herramienta donde las personas te podrán ver y escuchar durante la reunión.

Las personas tienen la opción de activar o desactivar su micrófono o cámara en el momento de la reunión. También podrás escribir en un chat común y tiene la funcionalidad de que si alguna de las personas desea compartir un documento, como por ejemplo: un PowerPoint, un Excel o un video para que todos lo puedan visualizar, esto se puede hacer. Esto facilita la administración de edificios y la coordinación de reuniones.

Realizar una reunión de forma online nunca había sido tan fácil, solo con tener los correos de las personas que deseas convocar a la reunión y realizar una invitación vía Meet (una de las funcionalidades de tener un correo de Gmail), podrás reunirte con un grupo determinado de personas, además si los asistentes aceptan la invitación les llegará una notificación 30 minutos antes a la reunión. 

ComunidadFeliz

¿Qué es?

Es el Software de administración de edificios y condominios que digitaliza tus comunidades. Es el aliado de los administradores. Te ayuda a gestionar los temas relacionados con el recaudo, ver el estado de los moros, las solicitudes de las zonas comunes, pero lo más importante te permite a ti y a tu comunidad la transparencia en los gastos comunes. 

Además de tener una app, que tanto administrador como residentes la pueden tener en su celular o tablet, lo cual facilita la administración del edificio, ya que verán la información en tiempo real y actualizada.

Y puedes pensar que encargarse del cobro y recaudación de los gastos comunes puede ser una tarea complicada, pero gracias al software de administración de edificios y condominios que digitaliza tus comunidades. Es más fácil y sencillo. Recuerda ComunidadFeliz es el aliado de los administradores. ¡Crea Comunidades Felices! 

¿Cuáles son los beneficios de Comunidad Feliz?:

  1. Ver todas las boletas de Gasto Común, comprobantes de pago, cartola de gastos comunes y pagos, multas, etc. en línea.
  2. Recibir toda la información directamente a su correo electrónico
  3. Muro virtual de la comunidad
  4. Revisar los gastos de la comunidad y su respectiva documentación.
  5. Agendar espacios comunes por medio del sistema
  6. Sistema de votación
  7. Pagar el Gasto Común online
  8. Módulo de encomiendas
  9. Visitas no autorizadas
  10. App de Comunidad Feliz

¿Quieres conocer más del Software de Comunidad Feliz? Clic aquí para conocer el software que te ayudará en la administración de edificios

Sé que cada una de estas herramientas te ayudará para la gestión y administración de edificios. Es el momento de dar el paso y disfrutar de los beneficios de una Comunidad Feliz.

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Bi Hui Kheng
Especialista en Marketing Digital, Inbound Marketing y Creación de Contenidos. Me apasiona compartir conocimientos y escuchar a la audiencia.
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