¿Cómo realizar una asamblea ordinaria en pandemia?

La crisis sanitaria generada por el COVID-19 está provocando numerosos efectos en nuestra sociedad. Las comunidades se están reinventando para seguir funcionando, pero surgen muchas dudas en el camino. En el caso de los condominios y edificios, la principal interrogante que aparece es: ¿cómo realizar una asamblea ordinaria en pandemia? 

Según la ley, la asamblea ordinaria se debe realizar al menos una vez al año y con la representación de al menos el 60 por ciento de los propietarios. ¿cómo se hace con el distanciamiento social? La tecnología es una gran solución; sin embargo, es necesario utilizarla de manera correcta, para no caer en ilegalidades. Revisa la siguiente guía para que puedas realizar la asamblea ordinaria sin incumplir la ley.

¿Se puede organizar una asamblea ordinaria virtual?

En la ley no está contemplada la figura de asambleas extraordinarias por videollamadas; sin embargo, no hay ninguna limitación para reuniones informativas. Así que la mejor solución es organizar un cónclave de este tipo para proponer a la comunidad un grupo de representación de máximo 10 personas para reunirse de forma presencial. ¿Cómo hacer legal esta representación? Los copropietarios deberán entregar un poder simple, sin necesidad de firma ante notario público.

En esta reunión virtual, es importante que estén presentes la mayoría de los copropietarios. De esta manera, además de la elección de los representantes, podrían discutir los temas que serán oficializados en la asamblea ordinaria y posteriormente, el grupo definido solo deberá hacerlas efectivas en persona. 

La Ley de Copropiedad estipula que una asamblea ordinaria puede realizarse si cuenta con al menos el 60 por ciento de los copropietarios del edificio; sin embargo, con los poderes simples en manos de los representantes, el encuentro puede realizarse sin problemas legales. De esta forma se lograría resguardar la salud de la mayoría de la comunidad. 

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¿Qué hacer en caso de decisiones muy importantes?

Si por ejemplo renuncian la mitad de los miembros del consejo de administradores ¿Cómo se procede a elegir a los nuevos integrantes? La clave es utilizar la instancia de la reunión previa para realizar las votaciones con los candidatos en presencia de todos los copropietarios y luego concretar la elección mediante los representantes y poderes simples. De esta misma manera, se pueden resolver otras situaciones delicadas, tales como el despido de personal. 

Además de las convocatorias que se puedan realizar, es esencial que el comité de administración tenga un rol educativo en temáticas como qué es la copropiedad, deberes y derechos, funciones de los conserjes, trabajadores, mantenedores y otros. Asimismo, mantener a la comunidad informada sobre todo lo que sucede, es fundamental para que situaciones complicadas, como las anteriormente expuestas, no los tomen por sorpresa. 

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Conclusión

Es posible realizar una asamblea ordinaria en medio de la pandemia, sin necesidad de incumplir con las leyes ni arriesgar la salud de la comunidad. La clave es tener una buena comunicación con todos los implicados: Comité de Administración, propietarios y administrador. Es importante que como organizador tengas todos los conceptos claros, así que te recomendamos profundizar en cómo se deben citar las asambleas ordinarias y extraordinarias. 

Asimismo, es muy importante que la toma de decisiones y modo de proceder en las instancias de encuentros con los copropietarios debe realizarse de manera ordenada, respetuosa y comprensible en tiempos tan complejos como los actuales debido a la crisis sanitaria mundial.

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Con la colaboración de La Quinta Emprende