Macros de Excel: Guía para realizar una Facturación Electrónica + IVA

Equipo ComunidadFeliz
6/9/2021
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Macros de Excel: Guía para realizar una Facturación Electrónica + IVA

¿Buscas una forma más rápida para hacer facturaciones electrónicas con IVA incluido? En ComunidadFeliz si bien somos un software para administrar edificios, te compartimos una solución gratis y semi-automatizada para que agilices tu gestión de facturas.

¡Veamos el paso a paso!

- Descarga la guía en Word

- Descarga el Código Fuente


1. Prepara la planilla de facturación electrónica

Para poder usar la planilla, debes hacer configurar tu hoja Excel previamente para que todo funcione bien:

a)    Activa la función de “Programador” en Excel, para poder ver el código de las Macros. Haz clic aquí para ver cómo activar la función.

b)    Completa en la primera hoja los campos para la facturación, considerando que cada una de las filas emitirá una factura. Los campos son los siguientes:

Cliente [NO NECESARIO PARA FACTURA]: El nombre del cliente, solo necesario para su orden interno

- Cantidad: Parámetro necesario, es la cantidad del producto a vender.

- ¿Pagado? [NO NECESARIO PARA FACTURA]: Sirve para control si la factura se hizo después de recibir el pago o antes.

- Correo Electrónico: Parámetro necesario, es el correo al que se le enviará la factura una vez creada.

- Teléfono [NO NECESARIO PARA FACTURA]: Control interno, el teléfono del cliente.

- Rut Facturación: Parámetro necesario, es esencial para emitir la factura, a veces con esto se rellenan los otros parámetros, el SII a veces no los encuentra (ciudad, comuna, giro).

- Monto (sin IVA): Parámetro necesario, es el monto total que se cobrará, después el SII automáticamente le agrega el IVA en la última línea.

- Monto (con IVA) [NO NECESARIO PARA FACTURA]: Sólo para después poder comparar que salió bien la factura y cuando el cliente deposite, verificar que depositó lo correcto.

- Giro: Parámetro necesario, a veces el SII no lo encuentra con el RUT.

- Item: Parámetro necesario, en nuestro caso era “Mensualidad de ComunidadFeliz”.

- Dirección: Parámetro necesario, a veces el SII no lo encuentra con el RUT.

- Comuna: Parámetro necesario, a veces el SII no lo encuentra con el RUT.

- Ciudad: Parámetro necesario, a veces el SII no lo encuentra con el RUT.

- Descripción [NO NECESARIO PARA FACTURA]: es para la cajita que aparece si le hacen click en la sección de “Descripción” del producto.

- Folio: recomendamos ponerle de nombre a las facturas descargadas este número. Debido a que después para enviar las facturas, las podemos buscar con el número de folio más la extensión “pdf”. Ejemplo de nombre de factura: “123456.pdf”

 

c) Activa las referencias para utilizar los elementos de Internet Explorer, estos permiten explorar e interactuar con el HTML de las páginas web.

Para esto, accede en Excel a la pestaña del código de la Macros, presionan en “Programador”, luego “Visual Basic” y finalmente “Herramientas”.

Las referencias que deben activar son las siguientes:


Una vez listo, podrás comenzar a facturar con la planilla:

3.- Conectarse al SII

El paso de conectarse al SII no está automatizado, pero es una buena prueba para verificar que se activó todo correctamente. 

Ve a la planilla presiona “1 Conectate al SII Primero” para abrir la página del SII. Si abre, significa que está bien automatizada.

Dirígete a la vista “Emitir Factura” sin cerrar la ventana de Internet Explorer. Es decir, presiona el botón a continuación que dice “Factura Electrónica”, posteriormente llegarás al formulario para emitir una factura.

Este es el paso clave de la herramienta, parte leyendo los datos de la planilla de facturación desde la fila 4.


Desde aquí básicamente lo que pasa en el código de la macros es:

a)  Funciona con un loop, desde la línea 4 a la 199, puedes modificar esto según su criterio:

b)  Abre la ventana del SII de nuevo:


c) Aquí se rellena el RUT a facturar (COLUMNA 6)


d) Después de este paso, se empiezan a llenar los otros parámetros. A veces el SII no encuentra los datos de Ciudad, Provincia, Giro y otros. Por esto revisamos el html y si no hay nada, lo rellenamos con la información de la planilla. 

Está detallado en el código, cuál es la columna que toma para llenar:


e)  Al terminar el loop, verás un cuadro que pregunta si está instalado el certificado digital para emitir facturas.

Si seleccionas “emitir con el certificado” es mucho más rápido porque no pedirá cada vez la contraseña. Si no tienen el certificado pasar al paso 6.

h) Configura la sección del código que les permite ingresar una contraseña. Aquí lo que hace el código es esperar 1 segundo, presiona en el teclado la contraseña, después presiona “tab” y después hace click en “enter” y continúa el proceso.

i). Cada uno de estos loops deberá dejar emitida la factura, genera una factura por línea.

5.- Descargar Facturas Emitidas

Esta etapa del proceso, aún la debíamos hacer manualmente. Básicamente, entrabamos a la sección de facturas emitidas y las íbamos descargando:

Aquí, al descargar las facturas lo que recomendamos es que le fueran poniendo el nombre del folio a la factura, un ejemplo de nombre para factura sería “123456.pdf”. Este número luego lo van guardando en la planilla Excel en la columna 15. Así pueden usar sin problemas la funcionalidad de envío por correo electrónico.

Al completar la descarga y si llenaron correctamente los folios en la planilla, están listos para la siguiente actividad.

6 Enviar Facturas Emitidas a Clientes

Finalmente, enviar las facturas que acabamos de emitir es el proceso más sencillo.


Aquí, el código básicamente itera en un loop, desde la fila 4 hasta la 199:

El correo se envía desde la función “enviar_correo”, aquí puedes modificar el “Subject” del correo que se envía, es la línea que dice "ComunidadFeliz: Factura":


Adicionalmente, para poder adjuntar el archivo de la factura, debes seguir las instrucciones del paso anterior. Es decir, cada factura debe estar bien nombrada. La dirección de la carpeta donde guardan la factura también debes definirlo correctamente el código:

También te recomendamos agregar una dirección de correo tuya en la sección de “.cc” para recibir los correos las primeras veces y así confirmar que se están enviando.


Si deseas agregar más de 1 correo del cliente, en la misma celda de la columna 4, puedes poner varios correos separados por “;” (o separados por “,” dependiendo de la configuración de su Excel).

7 Descarga y Palabras Finales


Esperamos que te ayuden, esta herramienta en ningún sentido puede reemplazar a otras herramientas, sin embargo les puede dar un parche por un tiempo. Además hay varias cosas que faltan, como “Descargar las Facturas” y ojalá ponerle los nombres de los archivos.

Si les ayudó en algún sentido este post o si sólo quieren ayudarnos les pedimos si pueden recomendar ComunidadFeliz.com en su edificio o condominio. Incluso tenemos un link para que puedan recomendar y si logramos que tomen el software, les damos un incentivo económico:

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