Administración de edificios: Claves para realizar un buena gestión

Equipo ComunidadFeliz
15/9/2021
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Administración de edificios: Claves para realizar un buena gestión

El administrador de edificios es crucial para el buen funcionamiento de un condominio.

Esta encargado de cobrar los gastos comunes, pagar las cuentas de la comunidad, hacer las mantenciones periódicas de calderas y ascensores, contratar al personal como conserjes y operarios de limpieza, pagar las cotizaciones laborales, comprar los artículos de limpieza y hasta multar en caso de que un vecino infrinja las normas de la comunidad.

buena gestion de administrador edificios

Pero si no hay adecuado control de los residentes o el comité de administración, los gastos comunes pueden dispararse, aparecen cuentas sin respaldos o impagas. Así sucedió en un edificio de 130 departamentos cerca del metro El Golf, en Las Condes. Sigue estos consejos para evitar problemas:

Claves de una buena gestión en la administración de edificios

¿Cómo saber si la administración de nuestro edificio tiene una buena gestión? Estos son los mejores indicadores:

1- Está al día con las cuentas

Lo normal es que el edificio no esté moroso ni tenga cuentas pendientes. “Los gastos comunes son para pagar deudas y si no lo hace, quiere decir que algo raro pasa. A menos que el 30% de los copropietarios no esté pagando los gastos comunes, el administrador no tiene excusa para no pagar las cuentas”, dice Manuel Maneiro, gerente general de la empresa Capitalizarme Rent, que administra edificios.


David Peña, socio del software de administración ComunidadFeliz.cl, agrega que si los seguros del edificio están impagos, es riesgoso.

“Cualquier atraso deja desprotegida a la comunidad”, dice.

2- Siempre presupuesta

Si se necesita un servicio, el administrador debe pedir un presupuesto a tres empresas. “Y que el comité de administración sea quien decida. Y un buen comité también debería preocuparse por investigar a esas empresas o pedir cotizaciones por su cuenta. Así se sabe también cuál es el precio de mercado real”, afirma Maneiro.

Asimismo, el administrador debe detallar a través del desglose de Gastos Comunes los valores de estos servicios y considerar "sacrificar" un poco más de presupuesto en tanto el servicio sea el adecuado para la comunidad.

Tanto el comité como administración deben tener el bienestar y calidad de vida de los residentes como prioridad, y esto involucra también la selección de un buen proveedor de mantenimiento de ascensores, áreas comunes, reparaciones y más.

¿Cómo detectar si hay una buena administración de edificios?

3- Tiene un asesor legal externo

La comunidad debe tener un abogado de cabecera y debe ser independiente del administrador para evitar conflictos de interés. “El abogado debe, por ejemplo, revisar los contratos legales de los servicios que tome el edificio o supervisar los contratos del personal, o estar disponibles para consultas legales. Se puede contratar por horas o por dudas específicas”, detalla Maneiro.

En ComunidadFeliz tenemos esto muy claro, por eso todos los administradores que usan el software tienen el beneficio de un asesor legal gratuito para orientarle en situaciones que lo requieran, y poder llegar a soluciones pacíficas con residentes, proveedores o trabajadores.

4- Guarda un respaldo de los gastos

“El administrador debe tener un registro de todos los gastos, las facturas escaneadas y guardar las tres cotizaciones requeridas para elegir un proveedor”, dice Pablo Exss.

“He pillado en condominios que duplican los gastos o inflan el precio de algunos servicios”, advierte Maneiro

Estas son acciones muy delicadas, de allí la importancia de asegurarse que la comunidad use un software de administración de edificios y condominios, donde los gastos no pueden modificarse dato que todo está digital y los miembros del comité tienen acceso a la información 24/7.

5- Usa un software de control

El subcomisario de la Brigada Investigadora de Delitos Económicos Metropolitana, Alex Manriquez, ha investigado casos de apropiación indebida de dinero por parte de Administradores de Edificios, que van desde los $600.000 hasta los $70.000.000. Por eso dice que contar con un software de control de los gastos puede ayudar a evitar muchos problemas.

“Se reduce el riesgo porque hay un sistema de control y se ve en el momento el estado de los pago. Pero la base de todo esta en fiscalizar”, dice. Utilizar un software de Administración como ComunidadFeliz.cl es primordial.

Administra condominios con ComunidadFeliz.cl

Hay consenso que el comité de administración de un edificio debe ser activo en el control. De partida, debería tener reuniones mensuales con el. “Debe mostrar reportes, justificar la variación de los gastos y comprobantes de los fondos de reserva”, dice Bravo. Por otro lado, le deberían hacer auditorias sorpresas al menos una vez al año.

“Es bueno fiscalizar periódicamente y de forma sorpresiva para que no tengan tiempo de arreglar la contabilidad en caso de que haya problema y se vean los datos reales”, afirma el subcomisario Manríquez.

Alerta de una mala gestión

Estas son alertas de que podría haber problemas con la administración de edificios:

- Les paga con atraso a los proveedores.
- No entrega opciones de cotizaciones para un servicio.
- Es desordenado con los comprobantes de pago de gastos comunes.
- Tiene su propio asesor legal.
- Registra muchos gastos por rendir.
- Está moroso en las cotizaciones previsionales de los trabajadores.

¿Cómo encontrar un buen administrador de edificios?

Si la Administración actual del edificio no cumple con las expectativas y el comité está buscando alternativas para el cargo, en ComunidadFeliz.cl recomendamos utilizar el buscador de https://www.administradoreschile.cl/. En esta plataforma podrás solicitar un administrador para tu comunidad que esté certificado en el uso de nuestro software. También puedes ver los perfiles individuales de cada administración que se encuentra en el Portal, otorgando mayor transparencia en tu búsqueda.

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