24/4/2024
Una Auditoría de gastos comunes es una revisión detallada de los ingresos y egresos de una comunidad. En ella se estudia cada movimiento de la cuenta corriente y del fondo de reserva, los contratos del personal y el cumplimiento de los contratos de mantención.
Además, se evalúa si los recursos se están ocupando en forma eficiente, y si todos los procesos cumplen con el Reglamento de Copropiedad y con las Leyes Laborales.
Esta exhaustiva revisión de la gestión contable, administrativa y legal de una comunidad puede incluir el análisis de datos y documentos de los últimos 12, 24 o 36 meses.
El primer paso es reunir al equipo de auditores con uno o más miembros de la comunidad. El objetivo es entender a cabalidad sus necesidades y sus preocupaciones.
Una vez que la comunidad decide trabajar con la empresa auditora, se firma un contrato y se toman los acuerdos para iniciar la recolección de la información disponible.
El equipo inicia el análisis de la información y se mantiene en contacto con los representantes de la comunidad para recibir sus dudas y actualizarlos de los avances.
Al finalizar, se presentan los resultados de la auditoría, analizando punto a punto las gestiones de la actual administración y su evaluación, además se entregan las
recomendaciones para mejorar esta gestión. Se elabora un informe detallado para el comité de administración y para el administrador, y una presentación resumida y gráfica para los copropietarios.
Se revisa cada abono a la cuenta corriente de la comunidad en el período analizado, ya sea por pago de gastos comunes por parte de copropietarios, ingresos por multas y morosidad, intereses generados por el fondo de reserva e ingresos por uso de bienes comunes.
Es un estudio de todos los egresos del período, por pago de remuneraciones, imposiciones, posibles multas, reparaciones, mantenciones, materiales, servicios generales, servicios de mantención, etc.
Consiste en la revisión de los contratos de cada trabajador, verificando que estén de acuerdo a las normas laborales, y que se estén pagando debidamente las imposiciones. Se hace especial énfasis en las horas de trabajo que indica cada contrato, ya que de esto dependen directamente los montos pagados por concepto de horas extraordinarias.
Se evalúa la cantidad de información disponible, su calidad y la facilidad o dificultad con que esta puede ser encontrada. Se revisan los contratos de mantención y el cumplimiento de estos, es decir, que se cumplan las visitas y mantenciones programadas y contratadas.
Es una revisión detallada de cómo se controlan y registran los pagos de gastos comunes, y cómo se maneja su cobranza y los intereses por morosidad.
Se estudian las compras y contratos y se comparan con los precios promedio de mercado de estos productos y servicios. De esta manera se evalúa objetivamente si se está pagando lo esperado o existen sobreprecios en algunas adquisiciones o contrataciones.
Esta revisión determina si los planes de mantención, por ejemplo de ascensores y calderas, están bien contratados, tienen la regularidad necesaria y requerida por la normativa, y si efectivamente se están realizando según lo programado.
Es un análisis de los movimientos del fondo de reserva, si su porcentaje coincide con lo indicado en el reglamento interno o la normativa legal, si ha sido ocupado en lo que corresponde y si está debidamente resguardado en una cuenta corriente o algún instrumento de ahorro.
Entendiendo que cada comunidad es única, y que una auditoría no debe ser solamente una búsqueda de errores ni de culpables, sino que debe entenderse
como la validación de lo efectuado correctamente en una administración y la búsqueda de procesos o gestiones que pueden ser mejorados, estos son los puntos de mejora comunes:
- Falta de claridad en el registro de ingresos y egresos.
- Rendición de gastos comunes difícil de entender.
- Documentos faltantes (boletas, cuentas, gastos).
- Sobreprecio en el pago de insumos y servicios.
- Contratos incompletos, o hechos por una cantidad de horas inadecuada.
- Diferencias en el cálculo de la alícuota.
- Poca claridad en el manejo de morosidad e intereses.
- Dudas con el fondo de reserva, sus usos y posibilidades de invertirlo.
Desde la validación de ingresos y egresos hasta la verificación de aspectos legales y laborales, cada componente de una auditoría financiera contribuye a garantizar la salud financiera y operativa de un condominio. Estas revisiones minuciosas no solo identifican posibles áreas de mejora, sino que también protegen el patrimonio de los propietarios y promueven una administración responsable y sostenible.
Al invertir en auditorías financieras, las comunidades no solo se aseguran de cumplir con las regulaciones y normativas vigentes, sino que también establecen una base sólida para su crecimiento y desarrollo a largo plazo. La transparencia y la eficiencia en la gestión de recursos son clave para mantener la satisfacción y el bienestar de todos los miembros de la comunidad, asegurando un ambiente armonioso y próspero para vivir.
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