Cómo y cuándo se realizan los cambios de administración de edificios

De acuerdo con el artículo 22 de la Ley sobre Copropiedad Inmobiliaria o Ley 19.537, “todo condominio será administrado, con las facultades que disponga el reglamento de copropiedad respectivo, por la persona natural o jurídica designada por la asamblea de copropietarios…”. La figura de este administrador es indispensable para el buen funcionamiento de la copropiedad porque se encarga de la cobranza de los gastos comunes, de la gestión de los recursos de la comunidad, el pago de cuentas, el mantenimiento de los bienes de uso común, la contratación de personal y hasta de multar a los vecinos que infringen las normas de convivencia, entre otras funciones más claramente definidas en el artículo 23 del artículo de la Ley en mención.

Sin embargo, hay momentos en los que se hace necesario prescindir de sus servicios y contratar administrador nuevo que satisfaga las expectativas del Comité de Administración, los copropietarios y la comunidad en general.

Como evitar crear desconfianza en la administración

Según lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley sobre Copropiedad Inmobiliaria, el administrador se mantendrá en sus funciones hasta que cuente con la confianza de la asamblea, y puede ser destituido en cualquier instante por decisión del mismo estamento.

Pero ¿cómo pierde la confianza de la asamblea un administrador?

Antes que nada, hay que tener presente que un administrador maneja ingentes cantidades de recursos de la comunidad. Solo en la Región del Bio bío, hay 1080 comunidades de Edificios y Condominios. Por lo tanto, el profesional debe mostrar una gestión transparente de los mismos. Si la comunidad empieza a detectar irregularidades al respecto, hay múltiples maneras de solventar el problema.

Está el control adecuado de los gastos comunes, los procesos de cobranza y los problemas de convivencia entre las comunidades. ¿Como evitar crear desconfianza?

• Tratar de no pagar tardíamente a los proveedores.
• Mostrar cotizaciones para la contratación de un servicio o la compra de un producto.
• Llevar un orden con la contabilidad.
• Tener un asesor legal y permitir que la comunidad cuente con uno externo que no representen conflicto de intereses.
• Rendir cuentas cada vez que lo requieran.
• Registrar los gastos necesarios.
• No estar en mora con los sueldos o las cotizaciones previsionales de los trabajadores.

¿Y si es necesario una nueva contratación?

Para empezar, el Comité de Administración debe estar perfectamente organizado para representar la comunidad e impulsar el proceso.

1. Comunicarse con la administradora actual: en cualquier caso de inconformidad con la administración actual y proceso de reemplazo, lo primero que se debe hacer es comunicar lo sucedido a la persona natural o jurídica que provee el servicio, así como los motivos de la decisión. El contrato debe ser respetado y terminado según lo establecido en sus cláusulas.
2. Evaluar propuestas: hay que buscar una serie de candidatos que cumplan con criterios de profesionalismo, transparencia, experiencia, formación académica y pericia en el uso de software especializado. El buscador de administradores de Chile es una buena opción para empezar. También es posible pedir referencias a otras comunidades y a los copropietarios. Luego se citan a los elegibles para que inspeccionen la copropiedad y presenten una propuesta de trabajo sobre la cual tomar la decisión.
3. Decisión final: luego de evaluar las propuestas, se elige el nuevo administrador para que sea nombrado en asamblea ordinaria.

Cabe señalar que, según lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 19.537, el quórum de las asambleas ordinarias debe ser de mínimo 60% de los derechos en el condominio, y de las asambleas extraordinarias el quórum mínimo debe ser del 80%.

En la toma de decisión sobre la administración  es importante darle especial relevancia a tres puntos, ya enunciados, pero que vale la pena ampliar dada su relevancia:

• Usa un buen software de administración y control: este le permite llevar una óptima gestión de los recursos, reduciendo el riesgo de malversación, desvío o pérdida porque está especialmente diseñado para llevar la contabilidad al día y en orden, así como para que administrador y copropietarios la revisen cuando lo deseen. Además, calcula automáticamente gastos comunes, multas, lecturas de medidores y respaldar todas las boletas de cobros; optimiza las recaudaciones de los gastos comunes y la gestión de remuneraciones mediante la automatización de procesos y herramientas de control. Así mismo, proporciona la posibilidad de planificar mantenimientos, reservar espacios comunes, controlar las visitas (mediante el lector de identificaciones) y enviar a través de email o del muro de la comunidad mensajes relevantes.
• Relaciones interpersonales: un buen administrador, además de cumplir eficazmente con sus tareas operativas, tiene buenas excelentes habilidades para comunicarse con los propietarios y residentes de la copropiedad.
• Referencias que se puedan conseguir de la empresa o de la persona: al respecto, hay que darle especial relevancia a la honestidad y transparencia.
• Habilidades técnicas fundamentales según su realidad: no es lo mismo administrar un condominio de 12 casas a tres torres de veinte pisos con ascensores, piscina, sala de bombas de agua, generadores eléctricos de emergencia, lavandería, etc. La experiencia y la formación académica son fundamentales al evaluar este punto.

Una vez finaliza el proceso para Contratar administrador, es necesario establecer fechas exactas para que rinda cuentas, y fiscalizar periódicamente por sorpresa, para que se sienta controlado por la comunidad e incrementa la eficiencia de su labor.