4 consejos de ComunidadFeliz para evitar estafas

Equipo ComunidadFeliz
18/6/2021
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4 consejos de ComunidadFeliz para evitar estafas

Puede ser un secreto a voces (o quizás no tanto) que la relación del administrador y el condominio es delicada, primero porque el comité, residentes y copropietarios depositan su confianza en el correcto manejo de los fondos, y segundo porque el administrador tiene acceso al movimiento de grandes sumas de dinero del condominio.

No se deben señalar a todos los profesionales del área por pocos administradores que se aprovechan de la situación para estafar, por eso desde ComunidadFeliz te entregamos una serie de consejos para identificar rápidamente las señalas de posibles estafas y tomar acción antes de que se perjudique el condominio.

Revisa el historial antes de contratar

Sí, puede que tu antiguo administrador se haya marchado y necesites uno pronto, pero revisar el historial del administrador es una de las primeras barreras ante estafadores. Verificar referencias de otras comunidades, ver si está colegiado en Colegio de Gestión y Administración Inmobiliaria de Chile (CGAI), revisar la validez de todos los documentos que entregue (escaneando los códigos QR), revisando su DICOM (para ver actividad financiera sospechosa y puntaje de confiabilidad), son algunas de las acciones que puedes tomar antes de darle una bienvenida a tu edificio.

Fiscalización

El Comité de Administración es el principal responsable de la confianza depositada en los movimientos de dinero que se están realizando por parte del administrador, lo que puede hacerse de distintas maneras. Se ven casos donde el Comité de Administración no es tan diestro con temas contables, así que más allá de manejar el tema a medias, es más recomendable:

  • Tener revisiones periódicas junto al administrador donde se vea en detalle el desglose de los ingresos y egresos. Lo ideal es que las revisiones sean sorpresivas, debido a que este es la herramienta que permitirá establecer cualquier tipo de maniobra extraña que pueda existir en los gastos realizados por parte de la administración.  
  • Auditorías externas al menos trimestralmente, porque prestan un servicio imparcial y mucho más especializado al hacer una revisión exhaustiva de todos los ingresos y egresos que concurren durante un período de tiempo.

En este sentido, también se deben verificar pagos detalladamente, además del pago de los servicios, también de las previsiones y cotizaciones del trabajador, e incluso, si se tuviesen dudas, la persona a cargo de la cobranza de dichos documentos. También se debe revisar constantemente el Fondo de Reserva y solicitar un informe explícito del monto acumulado por el gasto común y propuestas de cómo podría usarse para mejorar la calidad de vida en la comunidad.

Atento a los patrones

Hay muchos tipos de estafadores, pero en su mayoría son precavidos y persuasivos, por lo que ante un condominio que luzca muy desorganizado o con poca atención por parte de los copropietarios, se encienden sus alarmas porque será más fácil actuar. Además, tienden a ganarse la confianza rápidamente del condominio para que dejen de estar tan pendiente de sus acciones, por lo que no hay que dejar de estar atento a irregularidades aun después de algunos meses de estar trabajando.

No significa desconfiar de quien toque la puerta de tu condominio, sino de estar alerta a esas pequeñas “alertas” que muchas veces, por depositar nuestra confianza en personas, ignoramos.

Además, siempre es bueno fijarse en el periodo de duración en cada administración, antes de contratar a un nuevo administrador siempre será clave pedir referencias de administraciones o trabajos anteriores, para conocer estilos de trabajo. No todos desempeñan su cargo igual, pero la transparencia y confianza debe ser una constante. Si notas que dura muy poco tiempo en las comunidades y las referencias no fueron tan positivas, puede que sea mejor idea dejarlo pasar y buscar otro candidato.

Sigue el protocolo

Es importante que toda la Comunidad se involucre en el Reglamento de Copropiedad, que establece la manera en que se va a regir toda la comunidad. En este sentido debe contener lo concerniente a la administración y conservación de bienes de dominio común, multas por incumplimiento de obligaciones y aplicación de las medidas indicadas en los incisos tercero y cuarto del artículo 5 de la misma Ley. De esta manera, todos deben establecer las reglas bajo las cuales la Administración va a poder actuar, lo que deben definir entre todos y así evitar los problemas que se pueden dar a futuro, en conformidad con lo indicado en el artículo 22 de la Ley de Copropiedad. 

Recordemos entonces las principales responsabilidades del administrador

Cobro de los gastos comunes: en el aviso de cobro correspondiente deberá constar la proporción en que el respectivo copropietario debe contribuir a los gastos comunes, por lo que si tienes dudas que tu administrador no aclare sobre el cómo se está manejando este ingreso, puede ser buen momento para contratar la auditoría externa.

Representar en juicio, activa y pasivamente a los copropietarios, punto en el que puedes medir el nivel de compromiso y entendimiento de las necesidades de cada comunidad. 

La primera asamblea será presidida por el Administrador si lo hubiere en conformidad con el artículo 22 de la Ley de Copropiedad. Sin embargo, el Administrador podrá ser removido si no cuenta con la confianza del comité. 

El administrador estará obligado a rendir cuenta documentada de su administración en las épocas que se le hayan fijado, y además, cada vez que se lo solicite la asamblea de copropietarios o el Comité de Administración, en su caso, y al término de su gestión. Para esto los copropietarios tendrán acceso a la documentación correspondiente. Cabe destacar, que si el administrador se niega a presentar estados de cuenta, detalle de gastos o cualquier tipo de información al Comité Administrativo, será causa suficiente para iniciar procedimiento legal, siempre y cuando se tengan pruebas correspondientes.

En ComunidadFeliz proveemos el software para que los condominios se administren de formas más transparentes para todos, de modo que se refuerce la confianza entre las administraciones, comités y residentes, por lo que desaprobamos cualquier tipo de actividad ilícita, nuestro software para administrar condominios.


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