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Auditoria en Edificios y Condominios de los gastos comunes

11/8/2023

¿Qué es una Auditoría de Gastos Comunes?

Una Auditoría de gastos comunes es una revisión detallada de los ingresos y egresos de una comunidad. En ella se estudia cada movimiento de la cuenta corriente y del fondo de reserva, los contratos del personal y el cumplimiento de los contratos de mantención.

Además, se evalúa si los recursos se están ocupando en forma eficiente, y si todos los procesos cumplen con el Reglamento de Copropiedad y con las Leyes Laborales.

Esta exhaustiva revisión de la gestión contable, administrativa y legal de una comunidad puede incluir el análisis de datos y documentos de los últimos 12, 24 o 36 meses. 

¿Quieres la Auditoría?

programa para administrar edificios

¿Cuáles son las etapas de una auditoría de condominios?

1. Reunión de introducción y evaluación gratuita

El primer paso es reunir al equipo de auditores con uno o más miembros de la comunidad. El objetivo es entender a cabalidad sus necesidades y sus preocupaciones.

2. Acuerdo y recolección de información

Una vez que la comunidad decide trabajar con la empresa auditora, se firma un contrato y se toman los acuerdos para iniciar la recolección de la información disponible.

3. Inicio de auditoría y presentación de avance

El equipo inicia el análisis de la información y se mantiene en contacto con los representantes de la comunidad para recibir sus dudas y actualizarlos de los avances.

4. Presentación de resultados

Al finalizar, se presentan los resultados de la auditoría, analizando punto a punto las gestiones de la actual administración y su evaluación, además se entregan las

recomendaciones para mejorar esta gestión. Se elabora un informe detallado para el comité de administración y para el administrador, y una presentación resumida y gráfica para los copropietarios. 

auditoria de gastos comunes

¿Qué resultado entrega una auditoría de condominios?

 1. Revisión de ingresos de Gastos Comunes

Se revisa cada abono a la cuenta corriente de la comunidad en el período analizado, ya sea por pago de gastos comunes por parte de copropietarios, ingresos por multas y morosidad, intereses generados por el fondo de reserva e ingresos por uso de bienes comunes.

 2. Revisión de egresos de Gastos Comunes y su respaldo

Es un estudio de todos los egresos del período, por pago de remuneraciones, imposiciones, posibles multas, reparaciones, mantenciones, materiales, servicios generales, servicios de mantención, etc.

 3. Análisis de situación de trabajadores y cumplimiento de obligaciones legales

Consiste en la revisión de los contratos de cada trabajador, verificando que estén de acuerdo a las normas laborales, y que se estén pagando debidamente las imposiciones. Se hace especial énfasis en las horas de trabajo que indica cada contrato, ya que de esto dependen directamente los montos pagados por concepto de horas extraordinarias. 

 4. Orden interno de la información y contratos externos

Se evalúa la cantidad de información disponible, su calidad y la facilidad o dificultad con que esta puede ser encontrada. Se revisan los contratos de mantención y el cumplimiento de estos, es decir, que se cumplan las visitas y mantenciones programadas y contratadas.  

 5. Análisis de cobro de Gastos Comunes

Es una revisión detallada de cómo se controlan y registran los pagos de gastos comunes, y cómo se maneja su cobranza y los intereses por morosidad.

 6. Análisis de uso eficiente de recursos

Se estudian las compras y contratos y se comparan con los precios promedio de mercado de estos productos y servicios. De esta manera se evalúa objetivamente si se está pagando lo esperado o existen sobreprecios en algunas adquisiciones o contrataciones.

 7. Análisis de planes de mantención

Esta revisión determina si los planes de mantención, por ejemplo de ascensores y calderas, están bien contratados, tienen la regularidad necesaria y requerida por la normativa, y si efectivamente se están realizando según lo programado.

 8. Evaluación de Fondo de Reserva

Es un análisis de los movimientos del fondo de reserva, si su porcentaje coincide con lo indicado en el reglamento interno o la normativa legal, si ha sido ocupado en lo que corresponde y si está debidamente resguardado en una cuenta corriente o algún instrumento de ahorro.

empresa auditoria condominios

¿Cuáles son los problemas frecuentes que se detectan con auditorías de edificios?

Entendiendo que cada comunidad es única, y que una auditoría no debe ser solamente una búsqueda de errores ni de culpables, sino que debe entenderse

como la validación de lo efectuado correctamente en una administración y la búsqueda de procesos o gestiones que pueden ser mejorados, estos son los puntos de mejora comunes:

- Falta de claridad en el registro de ingresos y egresos.

- Rendición de gastos comunes difícil de entender.

- Documentos faltantes (boletas, cuentas, gastos).

- Sobreprecio en el pago de insumos y servicios.

- Contratos incompletos, o hechos por una cantidad de horas inadecuada.

- Diferencias en el  cálculo de la alícuota.

- Poca claridad en el manejo de morosidad e intereses.

- Dudas con el fondo de reserva, sus usos y posibilidades de invertirlo.

¿Sabías que tenemos el servicio de auditoría en ComunidadFeliz? Pero lo regalamos, no lo vendemos.

Nos hemos asociado con Auda.cl para proporcionarte una revisión exhaustiva que abarca áreas contables, legales y operativas de tu condominio. El objetivo es darte una visión más completa y detallada del funcionamiento de tu comunidad, identificando áreas de mejora y posibles riesgos.

La auditoría se realizará de manera remota. No necesitarán visitar tu condominio físicamente, lo cual facilitará y agilizará el proceso. Al concluir el análisis, organizaremos una reunión virtual de 30 minutos para explicarte los resultados de la auditoría, garantizando que comprendas todos los hallazgos y las acciones recomendadas.

Estamos encantados de extender esta oferta no solo a nuestros nuevos clientes, sino también a aquellos que ya son parte de la familia ComunidadFeliz.cl. Si estás suscrito a nuestro plan mensual y decides cambiar al plan anual, o si deseas adelantar la renovación de tu plan anual, también podrás disfrutar de esta oportunidad.

¿Quieres más detalles? Escríbenos a: contacto@comunidadfeliz.cl

Es importante que sepas que nosotros, ComunidadFeliz.cl, no realizamos la auditoría, sino que la misma está a cargo de Auda.cl. Esta firma especializada analizará seis meses de información para obtener un panorama completo y preciso de la situación contable, legal y operativa de tu condominio.

En ComunidadFeliz.cl, estamos comprometidos a proporcionarte las mejores soluciones para la gestión de tu comunidad. Al contratar nuestro plan anual, no sólo recibirás nuestro excelente servicio y acceso a herramientas innovadoras, sino que además obtendrás una valiosa auditoría realizada por expertos.

No dejes pasar esta oportunidad única. Ya seas un cliente nuevo o un miembro actual de nuestra comunidad, este es el momento perfecto para contratar o renovar tu plan anual con ComunidadFeliz.cl. Juntos, podemos hacer que tu comunidad sea aún más feliz, transparente y eficiente.

El detalle de lo que incluye es el siguiente:

Análisis Contable de los últimos 6 meses

  • Validación de Ingresos:
  • Solicitaremos cartolas bancarias, recibos de pago y cualquier documento atingente, esto lo usaremos para reconstruir el estado de cuenta de cada unidad del condominio.
  • Validación de Egresos:
  • Solicitaremos las facturas, boletas, comprobantes de cobro, etc. Para validar que fueron correctamente incluidos en el Gasto Común.
  • Validación de Conciliación e Inversiones:
  • Solicitaremos las conciliaciones realizadas, junto con las cartolas bancarias y cualquier comprobante de inversión (si existiera).
  • Fondo de Reserva
  • Solicitaremos los Gastos Comunes del periodo a auditar y calcularemos que el Fondo de Reserva fue correctamente calculado y cobrado, además de cualquier egreso cobrado contra dicho fondo.

Análisis Legal de Copropiedad

  • Revisión de Reglamento de Copropiedad:
  • Se hará un análisis del reglamento, lectura completa y una lista de sugerencias de modificación para que sea gestionado por la comunidad. Este servicio no incluye la modificación del reglamento.
  • Verificación de Corte de Servicios:
  • Se verificará que el condominio cuenta con la correcta inscripción en el proveedor de luz, con el cual debería proceder a ejecutar el corte de energía de proceder a las unidades morosas.
  • También se entregará un procedimiento para que corten la luz si el condominio no lo estaba haciendo.
  • Identificación de Morosidad:
  • Del análisis contable se obtendrán las unidades morosas para que la comunidad gestione la morosidad. Este servicio no incluye apremio a morosos.
  • Verificación de Cobranza Extrajudicial:
  • Se entregará un formato de carta extrajudicial de cobranza para las unidades que se identifiquen como morosas. Este servicio no incluye seguimiento a que los morosos paguen, sólo el formato de carta.
  • Verificación de Cobranza Judicial:
  • Se entregará un formato de carta judicial de cobranza para las unidades que se identifiquen como morosas. Este servicio no incluye seguimiento a que los morosos paguen, sólo el formato de carta.

Análisis Seguridad y Derecho Laboral

  • Verificación de Directiva de Funcionamiento:
  • Se revisará de existir este documento y se entregarán sugerencias para mejorarlo. De no existir se entregará un formato para que la comunidad gestiones su creación. Este servicio no incluye la creación de la Directiva de Funcionamiento.
  • Revisión de Credenciales OS10:
  • Se pedirán las credenciales OS10 a los conserjes que estén trabajando como Conserjes o como Guardias de Seguridad. También se recomendará un plan si los trabajadores no cuentan con la certificación.
  • Revisión de Protocolo de Recepción de Dinero
  • Se solicitará el protocolo de cómo se recepcionan los dineros en el condominio. De no existir se entregará un protocolo tipo al condominio.
  • Revisión de Plan de Emergencia
  • Se revisará el Plan de Emergencias y se entregarán sugerencia si se identificarán oportunidades de mejora.
  • Revisión de Póliza de Seguros
  • Se revisará la Póliza de Seguros y se entregarán sugerencia si se identificarán oportunidades de mejora.

Escríbenos si te interesa: contacto@comunidadfeliz.cl


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