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¿Cómo hacer correcciones en el Libro de Actas?

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El libro de actas es donde se tiene el deber de dejar constancia de los acuerdos a los que se haya llegado durante las asambleas. Debe ser firmado por todos los miembros del comité y los copropietarios designados. 

A continuación te explicamos, todo lo que debes saber sobre el libro de actas, cómo debe ser redactado, cómo hacer correcciones y qué elementos debe tener. 

¿Cómo debe ser la redacción del libro de actas?

Es de vital importancia saber qué debe ir en el libro de actas y cómo debe ser escrito su contenido, para evitar errores. Sobre ese aspecto la ley de copropiedad 21442 señala que: 

Artículo 15: Las actas deben estar en un libro foliado, ya sea en formato papel o digital, que asegure su respaldo fehaciente. Además, debe ser firmado de forma presencial o electrónica, a más tardar dentro de los treinta días siguientes a la adopción del acuerdo, por todos los miembros del comité de administración o por los copropietarios que la asamblea designe.

Con esto, se deja constancia de todos los elementos que respaldan los acuerdos. 

Artículo 17: El presidente del comité de administración debe mantener bajo su custodia el libro de actas y los antecedentes que respalden los acuerdos adoptados.

Artículo 20: Una de las funciones del administrador es citar las sesiones de la asamblea de copropietarios ordinaria o extraordinaria y agregar a la carpeta de documentos del condominio, copia del libro de actas y los acuerdos adoptados en dichas sesiones.

Asimismo, la redacción del libro de actas debe cumplir con las siguientes características:

  • Ser precisa: De esa manera se evita que haya lugar a dudas o malas interpretaciones sobre lo acordado en las asambleas.
  • En caso de que en el acta se describa un evento o una situación que perturbe al condominio, se debe incluir la mayor cantidad de detalles que permitan entender lo sucedido. 
  • Reflejar consenso entre el Comité de Administración, la Administración y los Copropietarios.  
  • Contar con la siguiente información: Lugar, fecha y hora de la asamblea, tipo de asamblea (ordinaria o extraordinaria), tipo de citación (primera o segunda), lista de asistencia, número de votos y su valor, acuerdos tomados, declaraciones de cualquiera de los asistentes, constancia de que se cumplieron con las exigencias de la citación a la asamblea y firmas de las personas que autorizan el acta.  

¿Cómo hacer correcciones al Libro de Actas?

Al hacer correcciones al libro de actas, se tiene que dejar constancia del error que está siendo corregido. No se debe, bajo ninguna circunstancia, tachar, borrar con corrector o escribir encima del texto. Eso puede interpretarse como una manipulación de la información. 

La forma correcta de hacer una corrección es de la siguiente manera: 

  • Incluyendo al final del acta una nota de rectificación en la que se explica el error y se corrige.
  • También se puede ser más específicos, señalando en el texto de rectificación: la línea del folio donde está el error y qué debe decir. 

Dejar constancia en el libro de actas de todos los acuerdos tomados durante las asambleas es importante para cumplir con lo que exige la ley. Sin embargo, te recomendamos que refuerces la comunicación interna con herramientas que te ofrecemos en ComunidadFeliz:

  • Opciones para el envío masivo de información. 
  • Muro virtual para anuncios y convocatorias. 
  • Sistema de votaciones virtuales. 

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Autor

Kira Urbaneja
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