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¿Cómo impacta el CyberMonday a las conserjerías de los edificios?

El CyberMonday trae cientos y miles de ofertas en todas las categorías. Según LaTercera, para el 2021 registró cerca de 800.000 compras en las primeras horas, lo que equivale a más de 65 millones de dólares.

El desafío es cuando las compras se despachan y llegan a sus nuevos hogares, abarrotando las conserjerías de los edificios con todas las cajas, bolsas y paquetes que solicitó cada residente durante esta semana de descuentos.

👉 Lee ahora: Recepción de paquetes en condominios: ¿Qué debe hacer el conserje?

Por un lado, la conserjería del edificio se ocupa mucho más, por la cantidad de paquetes que están llegando. En muchos, el proceso de recepción es manual, y deben escribir en una bitácora o libro gigante, quién entrega, fecha, hora, cantidad de paquetes y a quién se dirige, que no es una tarea compleja, pero cuando se multiplica el volumen, mantiene a todos muy atareados.

Asimismo, todos deben estar más atentos en ese proceso de recolección de información, dado que se debe cuidar el paquete hasta que el residente llegue a retirarlo.

En sí, algunas de las funciones de la conserjería del edificio son:

  • Control y resguardo de acceso en el condominio, por lo que deben estar pendientes de todos los deliverys que entran en las instalaciones.
  • Recepción de paquetes, desde recibirlos, registrarlos y velar por su entrega segura.
  • Estar atentos de las cámaras de seguridad, punto que no pueden descuidar mientras reciben paquetes, y esta tarea se complica cuando llegan muchos en un solo día.

Es por esto, que hay que estar tan atentos en la semana siguiente a los cybermonday, cyberday o blackfridays, dada la cantidad de paquetes que llegan y cómo puede impactar al desarrollo normal de las tareas de conserjería.

Consideremos, además, que hay edificios con un solo conserje por turno. Esto debería variar según la cantidad de residentes, pero existen condominios que, por acortar gastos comunes, son numerosos y aún así cuentan con poco personal.

👉 Te puede interesar: Las funciones, sueldo y requisitos para ser conserje de edificios

En ese sentido, el software de administración para edificios y condominios, ComunidadFeliz, trae 4 tips para mantener la conserjería en orden, sin fallar en el intento:

Despeja el área

Dependiendo del tamaño de la recepción o área de conserjería, podrás tomar medidas preventivas y hacer más espacio del que ya existe, considerando que llegarán muchos más paquetes de lo usual durante la semana de ofertas y probablemente la siguiente.

En ese sentido, si tienes mesas, ornamentos, plantas u otros, considera reorganizarse temporalmente, para hacer espacio, o incluso moverlos para que contribuyan con la zona. Por ejemplo, una mesita de café podría servir para guardar cajas en la parte superior e inferior, y así se aprovecha el espacio de altura.

O quizás una planta grande, podría servir para esconder o disimular la cantidad de paquetes, evitando que la conserjería parezca una bodega en la primera impresión.

“Cuando hay exceso de encomiendas la administración sube un comunicado. Si no retiran dentro de 48 horas se guarda en una bodega.” Afirma Mauricio Espinoza, Administrador de condominios.

Ten un plan de recepción

No se trata solo de recibir paquetes, a veces, según la agenda y estilo de vida de los residentes, pueden tardar más de 24 horas en retirar un paquete. Lo cual, si son paquetes pequeños no representa problema, ¿pero qué pasa cuando es mercado? ¿O son paquetes muy grandes?

De una parte, es peligroso para el residente, porque su paquete está expuesto, y por la otra, es riesgoso para la conserjería, dado que debe cuidar todos los pedidos de los residentes hasta que lo retiren.

En ese caso, lo importante es tener un plan de acción para estos casos, con pasos a seguir según la cantidad de días que pasen.

Por ejemplo:

  • Se recibe y registra el paquete, el conserje llama al residente.
  • Si el paquete pasa más de 48h en conserjería, se mantiene y se apoya con recordatorios por el citófono.
  • Si el paquete pasa más de 72h en conserjería, según el tamaño y tipo, se transferirá a una oficina bajo llave o bodega, a modo de asegurarlo.
  • Si el paquete pasa más tiempo sin retirar, ni tener alguna razón, se podrá multar al residente por el tiempo de almacenamiento en bodega (siempre y cuando esté regulado en el Reglamento de Copropiedad del edificio).

Estas acciones pueden cambiar según la razón, puesto que el residente podría estar de viaje o enfermo, y le imposibilita retirar el paquete en el momento. 

“Ha ocurrido que el residente compra muy ajustado con los tiempos previo a un viaje, el paquete llega cuando el residente no está, en ese caso excepcional se guarda hasta su regreso.” Comenta el administrador de edificios, Mauricio Rubio.

Dependiendo también de la cantidad de personas en conserjería, podría haber casos excepcionales, en el que el conserje podría apoyar al residente a subirle el paquete a su puerta, si fuesen personas de la tercera edad o con discapacidad, siempre y cuando ambas partes estén de acuerdo.

Informa a tu condominio

¡Que a nadie lo tome por sorpresa! Que después de 5 días vaya a buscar su paquete y esté en un lugar diferente, o tenga una multa por tardar tanto.

Puedes tomar acción durante la semana y comunicar en la cartelera, ascensores, correo electrónico, muro virtual, o espacios designados para comunicaciones oficiales del edificio, este plan de acción.

Resaltar la importancia de que cada quien baje por su paquete lo antes posible, para despejar el área de conserjería y resguardar los paquetes de todos, será importante. Después de todo, cuando vives en comunidad, las acciones de uno afectan a los demás, así que no se debe dejar de lado la consideración por otros.

Digitaliza tu administración

¿Cómo es que ahora los teléfonos pueden reconocer tu huella dactilar con tan solo tocar la pantalla, pero en tu edificio todavía registran los paquetes a lápiz y papel?

Tener este sistema digitalizado solo es un beneficio para todos:

  • Para los administradores: pueden tener acceso a la bitácora digital de recepción de paquetes, esta es indestructible, siempre está disponible y lo mejor es que no tienes que adivinar lo que otra persona escribió porque no entiendes su letra, sino que todo está ordenado y fácil de entender.
  • Para los conserjes: será sencillo registrar los paquetes, no depende de que el libro se pierda, de que no haya un lápiz cerca o de haber olvidado registrar un dato. Le da más seguridad a ellos, al delivery y al residente.
  • Para residentes: en caso de cualquier inconveniente, hay un respaldo digital al que todos pueden acceder.

Si quieres saber más de cómo usar herramientas digitales para ayudarte en tu trabajo de administración, agenda una demostración guiada en vivo de ComunidadFeliz aquí.

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Autor

Valeria Morillo
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