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3 consejos para una gestión eficiente con el software de administración de edificios

29/9/2023

La gestión de un edificio o condominio puede enloquecer a un administrador y más si administra varios edificios, por ello la importancia de contar con un software de administración de edificios que le ayude a ahorrar tiempo y ser más eficiente en sus labores.

Los temas como: el control de vistas, las conciliaciones de pagos del gasto común y la recepción de paquetes pueden generar inconvenientes cuando no se realiza una adecuada organización y gestión. 

Hoy encontrarán en este blog consejos para cada uno de estos temas y como pueden ser más eficaces a través de un software de administración de edificios.

Control de visitas

Para mantener la seguridad del edificio es importante hacer un registro adecuado de los visitantes que ingresan, este proceso se puede realizar de forma manual o digital.

Si se realiza de forma manual en libros de registro, se corre el riesgo que al revisar los datos, la información no sea clara o que al buscar un dato, esto tome horas, sin tener resultados. 

Pero si se realiza de forma digital, en cuestión de minutos se podrá brindar la información solicitada, en caso de surgir alguna eventualidad. Cuando las comunidades están digitalizadas con un software de administración de edificios, sus procesos son más eficientes y ágiles para el servicio a la comunidad.

Se recomienda que los administradores puedan apoyarse en un software de administración de edificios como el de ComunidadFeliz, donde encontrarán un módulo especializado para el control de visitas. Allí los residentes podrán registrar a sus visitantes con anterioridad, haciendo que el proceso de ingreso de un visitante al edificio, sea más ágil. 

Fuente: Software ComunidadFeliz > Comunidad > Libro de visitas

También los conserjes tendrán la información digitalizada y podrán hacer el ingreso de los visitantes de una forma más rápida a través de un código QR, esto facilita la gestión y le brinda a la comunidad un mejor servicio.

Identificar los pagos y hacerlos de forma automática

Tener claridad de los pagos recibidos por concepto del gasto común, debería ser una tarea sencilla. Pero, cuando los residentes no envían los soportes de las transferencias bancarias, puede convertirse en una tarea dispendiosa y tediosa para los administradores.

Sin embargo, la buena noticia es que realizar las conciliaciones bancarias, uno a uno, quedó en el pasado. Los administradores pueden lograr tareas que antes les tomaban días, en unos pocos minutos. Con el módulo de conexión de bancos de ComunidadFeliz conciliar los pagos será fácil y sencilla.

La comunidad podrá hacer los pagos automáticos, ya que el módulo de conexión de bancos permite identificar cuándo el copropietario realiza un pago al banco de la comunidad, por el monto de la deuda de la unidad.

Y el sistema registra el pago de forma automática, asociando la cuenta del copropietario con la unidad correspondiente. 

Fuente: Software de ComunidadFeliz > Módulo Conexión con Banco > Configurar sugerencias

Recibir encomiendas

Los días de navidad, fin de año y otras fechas especiales en los que los paquetes crecen como montañas de nieve, pueden ser fechas de mucho movimiento y estrés para los conserjes de los edificios que requieren gestionar de forma adecuada las encomiendas para evitar confusiones y no morir en el intento.

Muchos de los paquetes pueden ser similares, pero tener distinto remitente y destinatario. El registro adecuado y sistematizado ayudará a una entrega adecuada del paquete.

Se aconseja contar con un espacio específico para la recepción de encomiendas, ya que los casilleros individuales por apartamento están diseñados principalmente para documentos. Por ello, contar con un espacio más amplio para recepción de paquetes grandes ayudará a evitar la desorganización.

Además, el registro de encomiendas es clave para mantener la seguridad del edificio. En caso de presentarse alguna novedad, el conserje deberá notificarlo a tiempo.

>>> Descarga >>> Ebook ¿Cómo mejorar la recepción de encomiendas en los edificios?

Consejos finales

  • Contar con un software para la administración de edificios le permite al administrador tener una mayor organización de su gestión administrativa y ahorrar tiempos.

  • El software de ComunidadFeliz le permite a las comunidades digitalizar sus procesos, por ello contarán con la información sistematizada, lo que aumenta la transparencia de los trámites internos y la documentación para la administración.

  • La gestión adecuada del control de vistas y encomiendas permite mantener la seguridad de la comunidad.

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Bi Hui Kheng
Especialista en Marketing Digital, Inbound Marketing y Creación de Contenidos. Me apasiona compartir conocimientos y escuchar a la audiencia.
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